Power BI este o colecție de servicii software, aplicații și conectori care funcționează împreună pentru a transforma sursele de date fără legătură, în informații coerente, captivante vizual și interactive. Power BI permite conectarea cu ușurință la sursele de date,  pentru a vizualiza și descoperi ce este important.

Elementele care transformă Power BI într-o soluţie bună pentru orice business

Power BI constă din mai multe elemente care funcționează împreună, începând cu aceste trei elemente de bază:

• aplicație desktop Windows numită Power BI Desktop;
• un serviciu online SaaS ( Software as a Service ) numit serviciul Power BI;
• aplicații mobile Power BI pentru dispozitive Windows, iOS și Android.

Aceste trei elemente – Power BI Desktop, serviciul și aplicațiile mobile – sunt concepute pentru a permite crearea, partajarea și obţinerea informațiilor despre afaceri în moduri complexe. Pe lângă aceste trei elemente de bază, Power BI mai conține alte două elemente, precum:

• Power BI Report Builder – crearea de rapoarte paginate pentru a fi partajate în serviciul Power BI; 
• Power BI Report Server – un server de raport local unde se pot publica rapoartele Power BI, după ce au fost create în Power BI Desktop. 

Power BI transformă rapid datele în informații

Modul în care este utilizat Power BI poate depinde de rolul persoanei într-un proiect sau de o echipă. Alte persoane, în alte roluri, ar putea utiliza Power BI diferit.

De exemplu, se poate utiliza în primul rând serviciul Power BI pentru a vizualiza rapoarte și tablouri de bord. Alt coleg care creează rapoarte de afaceri ar putea utiliza în mod extins Power BI Desktop sau Power BI Report Builder, apoi să publice aceste rapoarte în serviciul Power BI, unde le vizualizează. Un alt coleg, în domeniul vânzărilor, ar putea folosi în principal aplicația telefonică Power BI, pentru a monitoriza progresul în cotele de vânzare și pentru a accesa noi detalii ale potenţialilor clienți.

Dacă este vorba de un dezvoltator,  poate utiliza API-urile Power BI pentru a introduce date în seturi de date sau pentru a încorpora tablouri de bord și rapoarte în propriile aplicații personalizate. De asemenea, este posibil să se utilizeze fiecare element din Power BI în momente diferite, în funcție de ceea ce se încearcă a realiza sau de rolul persoanei implicate pentru un anumit proiect.

Modul în care se utilizează Power BI se poate baza pe caracteristica sau serviciul Power BI, care este cel mai bun instrument pentru orice situație. De exemplu, se poate utiliza Power BI Desktop pentru a crea rapoarte pentru propria echipă, despre statisticile de implicare ale clienților, sau se poate vizualiza inventarul și progresul producției într-un tablou de bord în timp real, în serviciul Power BI.  Se poate crea un raport paginat al facturilor care pot fi trimise prin poștă, pe baza unui set de date Power BI. 

Aşadar, fiecare componenta a Power BI este disponibilă, motiv pentru care este atât de flexibilă și convingătoare.