Acest ghid practic explica pas cu pas cum iti poti face PFA, ce documente si conditii sunt necesare, si care sunt obligatiile tale fiscale in 2026. Vei gasi instructiuni clare pentru inregistrarea la ONRC si ANAF, plus exemple de calcul pentru impozit, CAS si CASS. In plus, includem detalii actuale despre e-ONRC, Declaratia Unica si reguli privind facturarea si TVA, conform practicilor si cadrului normativ administrat de ONRC, ANAF si Ministerul Finantelor.
Ce este un PFA si de ce sa il alegi in 2026
PFA (persoana fizica autorizata) este forma cea mai simpla prin care o persoana isi poate desfasura activitatea economica pe cont propriu. Alegerea PFA are sens cand oferi servicii profesionale sau prestezi activitati in nume propriu, ai un portofoliu flexibil de clienti si vrei o birocratie redusa fata de alte forme (de exemplu, SRL). In 2026, PFA ramane atractiv pentru freelanceri, consultanti, creatori de continut, dezvoltatori IT, specialisti in marketing, traineri sau meseriasi, mai ales datorita costurilor administrative reduse si accesului la regimuri fiscale previzibile. Conform cadrului fiscal administrat de ANAF, impozitul pe venit este 10%, iar contributiile sociale se calculeaza in functie de praguri stabilite la nivelul salariului minim brut. In practica, ONRC proceseaza cererile in mod uzual in 1–3 zile lucratoare, mai ales cand dosarul este complet si depus online. Pentru un profesionist aflat la inceput, PFA ofera un mix echilibrat intre simplitate, costuri si control direct asupra activitatii si veniturilor, cu posibilitatea de a trece ulterior la SRL daca volumul si riscurile cresc.
Conditii si documente necesare pentru inregistrare
Infiintarea unui PFA presupune dovedirea pregatirii sau experientei pentru activitatea aleasa, alegerea unui sediu profesional si pregatirea unui set de documente. ONRC solicita, in mod curent, acte de identificare, documente care atesta dreptul de folosinta pentru sediu si dovezi ale calificarilor, acolo unde este cazul. Fiecare pas are o logica administrativa: identificarea PFA este esentiala pentru registrul public, sediul profesional stabileste competenta teritoriala, iar dovada calificarii protejeaza consumatorul si standardele profesionale. In 2026, fluxul online prin e-ONRC simplifica incarcarea si semnarea documentelor, iar semnatura electronica calificata accelereaza validarea.
Checklist de baza
- Act de identitate valabil (carte de identitate sau pasaport).
- Dovada sediului profesional (contract de comodat, inchiriere sau acord proprietar).
- Dovada pregatirii/experientei (diploma, certificat, portofoliu si/sau recomandari, unde profesia o cere).
- Specimen de semnatura (de regula electronic prin e-ONRC; unele oficii accepta semnatura digitala calificata).
- Declaratii pe proprie raspundere privind indeplinirea conditiilor legale pentru activitate.
Institutiile relevante sunt ONRC (pentru inregistrare), ANAF (pentru vector fiscal si Declaratia Unica) si Ministerul Finantelor (cadru fiscal). In multe cazuri nu mai exista taxe de registru pentru operatiunile de baza, insa pot aparea costuri colaterale (semnatura electronica, taxe notariale pentru imputerniciri sau traduceri). Pastreaza copii digitale si fizice ale dosarului si verifica formatul acceptat de e-ONRC pentru incarcarea fisierelor.
Alegerea codurilor CAEN si definirea sediului profesional
Selectarea codurilor CAEN este esentiala, deoarece determina obiectul tau de activitate si poate influenta regimul fiscal (norma de venit sau sistem real). Este recomandat sa alegi codul principal pentru activitatea dominanta si coduri secundare pentru servicii complementare pe care le-ai putea oferi in viitor. Evita selectia excesiva fara justificare, deoarece, in practica, ONRC poate solicita clarificari. Pentru sediu, ai nevoie de un drept de folosinta: poate fi locuinta ta sau un spatiu inchiriat. Daca alegi locuinta, verifica regulile asociatiei de proprietari sau prevederile contractuale; in unele cazuri se poate solicita acordul vecinilor pentru activitati cu flux de clienti.
Aspecte cheie de verificat
- Potrivirile dintre codul CAEN si calificarea/experienta declarata.
- Posibilitatea de a aplica la norma de venit pentru codul CAEN ales (conform listelor publicate de ANAF anual).
- Necesitatea avizelor specifice (sanitar, sanitar-veterinar, mediu) in functie de activitate.
- Conditii contractuale pentru sediu (durata, destinatie, drept de subinchiriere/folosinta).
- Compatibilitatea cu regulile de urbanism si eventuale restrictii locale.
In 2026, informatiile privind codurile CAEN si avizele pot fi verificate pe site-ul ONRC si pe portalul ANAF. Daca ai planuri de extindere, gandeste din start codurile secundare, pentru a evita modificari ulterioare si depuneri suplimentare.
Cum imi fac PFA: pasi practici la ONRC si ANAF
Fluxul standard cuprinde depunerea cererii la ONRC, obtinerea certificatului de inregistrare si declararea activitatii la ANAF. Online, e-ONRC permite autentificarea si incarcarea documentelor, semnarea digitala si urmarirea statusului. Dupa inregistrare, primesti CUI (cod unic de inregistrare), iar datele tale apar in registrul public. Ulterior, completezi Declaratia Unica pentru a stabili venitul estimat si contributiile aferente. In paralel, daca estimezi depasirea plafonului de TVA, analizeaza optiunea de inregistrare in scopuri de TVA. Timpul de procesare este, in mod uzual, 1–3 zile lucratoare la ONRC pentru dosarele complete si corect semnate.
Pasi operativi recomandati
- Creare cont pe e-ONRC si obtinere semnatura electronica calificata.
- Completare formular de inregistrare PFA si atasare documente scanate.
- Transmiterea cererii si urmarirea statusului pana la emiterea certificatului.
- Deschidere cont bancar dedicat activitatii (nu este obligatoriu legal, dar este recomandat).
- Depunerea Declaratiei Unice la ANAF si optiuni fiscale (norma de venit vs sistem real; TVA daca este cazul).
Recomand verificarea periodica a portalurilor ONRC si ANAF pentru actualizari procedurale. In 2026, multe operatiuni se pot face exclusiv online, iar erorile comune tin mai mult de documente incomplete sau semnaturi electronice nevalide decat de procedura in sine.
Regimul fiscal in 2026: impozit, CAS, CASS si TVA
Regimul fiscal al PFA in 2026 ramane construit pe cateva constante: impozitul pe venit este 10% (aplicat la venitul net sau la norma de venit), CAS este 25% si CASS este 10%, raportate la praguri stabilite in functie de salariul minim brut pe economie. Pentru CASS, pragurile de referinta sunt, in mod uzual, 6, 12 si 24 salarii minime anuale, iar pentru CAS se aplica, de regula, la 12 si 24 salarii minime anuale, in functie de venitul net estimat. Plafonul de scutire de TVA pentru intreprinderi mici este 300.000 lei pe an, conform art. 310 din Codul fiscal; depasirea acestuia impune inregistrarea in scopuri de TVA.
Elemente numerice esentiale
- Impozit pe venit: 10%.
- CAS: 25% aplicat la baza aleasa in functie de pragul de venit (12 sau 24 salarii minime).
- CASS: 10% aplicat la baza aferenta (6, 12 sau 24 salarii minime).
- TVA: plafon de scutire 300.000 lei/an; peste acest nivel se solicita inregistrarea.
- Norma de venit: disponibiliate pe liste ANAF, actualizate anual, cu plafoane specifice pe CAEN si judet.
Exemplu simplificat 2026: daca estimezi un venit net de 72.000 lei si alegi sistem real, impozitul este 7.200 lei. Pentru contributii, daca venitul te plaseaza la baza de 12 salarii minime, CAS = 25% x baza, iar CASS = 10% x baza aferenta. Daca depasesti plafonul de 300.000 lei cifra de afaceri, te inregistrezi in scopuri de TVA si facturezi cu TVA conform regulilor ANAF/Ministerului Finantelor. Pentru activitati transfrontaliere, verifica regulile UE si raportarile intracomunitare; date comparative utile se gasesc la Eurostat si pe portalurile Comisiei Europene.
Declaratia Unica: termene, estimare si plata in 2026
Declaratia Unica (formular 212) este punctul central al relatiei PFA cu ANAF. Prin aceasta declari venitul estimat pentru anul curent si, ulterior, venitul realizat pentru anul precedent. In 2026, termenul uzual de depunere este 25 mai pentru depunerea si plata obligatiilor aferente, cu posibilitatea de corectare ulterioara daca apar schimbari semnificative in cursul anului. Poti depune online, prin SPV (Spatiul Privat Virtual), folosind semnatura electronica sau credentialele disponibile. Recomand sa iti structurezi cash-flow-ul in trimestrial pentru a evita presiunea la scadenta; chiar daca nu platesti trimestrial, poti efectua plati partiale voluntare. ANAF calculeaza dobanzi si penalitati pentru intarzieri, asa ca este mai sigur sa platesti anticipat daca ai incasari sezoniere. Pastreaza o arhiva cu veniturile si cheltuielile deductibile, extrase bancare si facturi, pentru a putea justifica sumele declarate in eventualitatea unei verificari documentare.
Cheltuieli, facturare si evidenta contabila
In sistem real, cheltuielile deductibile reduc baza de impozitare; regula de aur este legatura cu activitatea economica si documentarea corecta. In 2026, facturarea electronica prin sistemul RO e-Factura este extinsa in relatiile B2B si obligatorie in B2G, conform directiilor Ministerului Finantelor si ANAF. Pentru multi PFA, folosirea unui program de facturare conectat la sistemul national simplifica raportarea si reduce riscul de erori. Daca esti la norma de venit, contabilitatea este simplificata, dar ramai obligat la pastrarea documentelor justificative si a registrelor impuse. Pentru activitati cu achizitii relevante (echipamente IT, software, deplasari), analiza dintre norma de venit si sistem real poate inclina spre sistem real, datorita deducerilor disponibile.
Ce merita pus in ordine
- Registrul de evidenta fiscala (venituri si cheltuieli) sau documentele pentru norma de venit.
- Contracte cu clientii si clauze privind platile, penalitati si drepturi de autor (unde este cazul).
- Procedura de facturare: numerotare, transmitere, validare in RO e-Factura, arhivare electronica.
- Politica de incasare: termene, avansuri, depozite de garantie, discounturi pentru plata rapida.
- Cheltuieli deductibile: echipamente, software, servicii profesionale, chirii, comunicatii, transport.
Institutiile cheie raman ANAF si Ministerul Finantelor pentru raportari si interpretari fiscale. Verifica periodic noutatile legislative, deoarece plafonul de TVA, conditiile e-Factura sau categoriile de cheltuieli deductibile pot suferi ajustari.
Optiuni fiscale: norma de venit vs sistem real si TVA
Alegerea intre norma de venit si sistem real depinde de raportul dintre venituri si cheltuieli. Norma de venit este posibila doar pentru anumite coduri CAEN si zone geografice, prin plafoane publicate de ANAF anual. Daca ai cheltuieli reduse si venituri relativ constante, norma poate fi mai eficienta, deoarece impozitul de 10% se aplica direct la norma, ajustata cu coeficienti (unde este cazul). In sistem real, venitul impozabil este diferenta dintre venituri si cheltuieli deductibile; este preferabil cand ai investitii si costuri recurente ridicate. In 2026, pragul de 300.000 lei pentru TVA ramane un indicator operational: sub acest nivel, ramai in regimul de scutire, dar ai dreptul sa optezi pentru TVA daca modelul tau de afaceri o cere (de pilda, achizitii cu TVA mare sau clienti B2B platitori de TVA). Evaluarea initiala si o simulare pe 12 luni te ajuta sa alegi corect.
Intrebari utile pentru decizie
- Care este ponderea cheltuielilor deductibile in veniturile totale?
- Exista investitii mari initiale (echipamente, software, marketing) care cer sistem real?
- Clientii tai sunt preponderent B2B platitori de TVA sau persoane fizice?
- Codul CAEN permite norma de venit in judetul tau in 2026?
- Se proiecteaza depasirea plafonului de 300.000 lei in urmatoarele 12 luni?
Pentru aliniere la bune practici, consulta ghidurile ANAF si, cand este cazul, recomandarile Comisiei Europene privind raportarile fiscale digitale si facturarea electronica la nivel UE.
Erori frecvente si cum le eviti
Multe dificultati apar din graba la completarea dosarului, alegerea gresita a codului CAEN sau estimari nerealiste de venit. In zona fiscala, contribuabilii confunda uneori pragurile pentru CAS si CASS sau omit verificarea plafonului de TVA. Gestionarea defectuoasa a facturilor si a arhivei electronice poate duce la sanctiuni sau la contestatii dificile. In 2026, cu accent pe digitalizare, lipsa unei semnaturi electronice calificate si a unui flux coerent de documente devine principalul blocaj operational. In plus, ignorarea termenei de 25 mai pentru Declaratia Unica genereaza costuri suplimentare prin dobanzi si penalitati. O abordare preventiva, sustinuta de instrumente digitale si o rutina de verificare lunara, elimina majoritatea riscurilor.
Capcane de evitat
- Depunerea incompleta a dosarului la e-ONRC (lipsa dovezilor sau fisiere neconforme).
- Confuzia intre norma de venit si sistem real fara simulare financiara.
- Ignorarea pragurilor pentru CAS/CASS raportate la salariul minim si a plafonului de 300.000 lei pentru TVA.
- Nerespectarea regulilor RO e-Factura si a arhivarii electronice.
- Depasirea termenului de 25 mai pentru Declaratia Unica si platile aferente.
Pentru siguranta, consulta periodic site-urile ONRC si ANAF, foloseste SPV pentru depuneri si notificari, si ia in calcul un consult de o ora cu un expert contabil la start. Abordarea sistematica in 2026 inseamna: dosar complet, alegeri fiscale asumate, instrumente digitale corecte si disciplina in raportari. Astfel, „cum imi fac PFA” devine nu doar o intrebare de inceput, ci o rutina operationala predictibila si scalabila pentru activitatea ta independenta.
