Căutați noi surse de eficiență operațională? Vreți să identificați punctele cheie pentru organizarea optimă a activităților de business? Luați în considerare implementarea unui sistem de management al documentelor de business! Iată cum să realizați acest proiect cu impact pozitiv asupra activităților din întreaga companie:
Stabilirea unei politici de management al documentelor
Începeți prin a identifica tipurile de documente gestionate de companie și cerințele specifice legate de fiecare, inclusiv reglementările legale care influențează modul în care trebuie gestionate. Acest lucru include identificarea tuturor departamentelor care vor folosi noile proceduri și înțelegerea proceselor de lucru specifice.
Implicați departamentele relevante, cum sunt IT, Legal, Administrativ, pentru a obține feedback și pentru a vă asigura că abordarea aleasă va satisface nevoile întregii organizații. Folosiți această oportunitate pentru a discuta despre problemele existente în gestionarea documentelor și despre soluții realiste de rezolvare a fiecărei situații.
Digitalizarea documentelor de business
Transformarea documentelor fizice în format digital contribuie la creșterea eficienței, prin facilitarea accesului la diferite tipuri de acte comerciale, juridice, de resurse umane ș.a. Utilizarea unui sistem de management electronic al documentelor (DMS) ajută la organizarea, securizarea și partajarea fișierelor din diferite departamente ale companiei.
Colaborați cu firme specializate în servicii de arhivare fizică și electronică, pentru a obține consultanță și implementarea unui ecosistem de digitizare și digitalizare pentru afacerea pe care o gestionați. Aceste servicii profesionale includ audit, training, arhivare fizică și arhivare digitală.
Implementarea unui sistem de arhivare adaptat nevoilor companiei
Un sistem eficient de arhivare trebuie să permită clasificarea documentelor pe baza unor criterii predefinite. În acest mod, se asigură accesul rapid la datele de business și se reduce birocrația din firmă. Este important să se stabilească reguli clare pentru arhivarea documentelor, inclusiv pentru cele care nu mai sunt în uz curent.
Țineți cont de volumul documentelor care trebuie arhivate, tipurile de documente, frecvența cu care acestea sunt accesate sau actualizate și nivelul de securitate necesar. De exemplu, o companie cu un volum mare de documente care necesită acces frecvent va utiliza un sistem digital de arhivare, în timp ce o companie cu un volum mic de documente și cu un nivel ridicat de securitate ar putea alege un sistem fizic de arhivare.
Asigurarea securității și conformității documentelor arhivate
Trebuie să asigurați protecția documentelor împotriva accesului neautorizat și să stabiliți conformitatea cu reglementările legale în vigoare. Implementarea controlului pentru diferite niveluri de acces, criptarea datelor și realizarea unor copii de siguranță (backup regulat) reprezintă cele mai bune metode pentru un management eficient al documentelor din companie.
Veți utiliza aplicații software de securitate și criptare a datelor, parole puternice și autentificare multi-factor. Investiți în formarea angajaților, ca să aibă pregătirea necesară pentru a asigura securitatea și conformitatea documentelor arhivate. Personalul din firmă trebuie să înțeleagă ce documente pot fi accesate, cum să le folosească în mod corespunzător și ce să facă în cazul unei încălcări a protocoalelor de securitate.
Revizuirea și actualizarea periodică a sistemului de arhivare
Managementul documentelor reprezintă un proces dinamic, pe care trebuie să-l monitorizați pe termen lung. Programați revizuirea și actualizarea periodică a procedurilor organizaționale și a sistemelor informatice implicate în managementul documentelor de business.
Pentru a evalua eficiența sistemului de arhivare, există mai multe metode și strategii de revizuire. Analizați performanța sistemului, prin verificarea vitezei de acces la documente, a ușurinței căutării și a gradului de siguranță a datelor.
Evaluarea feedback-ului utilizatorilor reprezintă o sursă valoroasă de informații, deoarece îi implică pe cei care interacționează direct cu sistemul. În plus, compararea sistemului cu standardele industriei sau cu alte sisteme similare oferă o perspectivă utilă asupra modului în care acesta se raportează la cele mai bune practici din domeniu.
Prin stabilirea unei politici clare, digitalizarea documentelor, implementarea unui sistem de arhivare adaptat, asigurarea securității și conformității și revizuirea periodică a sistemului, veți îmbunătăți eficiența și productivitatea în compania pe care o conduceți.
