Un eveniment corporate reusit inseamna, de cele mai multe ori, respectarea unor pasi rigurosi in drumul sinuos pe care il ai de parcurs. Sunt multe detalii de pus la punct, iar in nebunia organizarii este posibil sa uiti vreun aspect, iar fix acel aspect poate fi cel care duce la nereusita evenimentului. Cu siguranta nu ti-ai dori acest lucru, nu? In loc sa citesti inca o data ce trebuie sa faci pentru a organiza evenimente corporate reusite, iata de data aceasta care sunt cele 12 greseli care trebuie evitate cu orice pret pentru ca evenimentului sa ii fie asigurat succesul.

Nu oferi marturii/suveniruri de proasta calitate!

Daca oferi ceva care se va distruge la a doua utilizare, mai bine pastreaza acesti bani si cumpara cafea pentru invitati in ziua evenimentului. O alta optiune poate fi sa oferi cupoane de reducere anumitor clienti pe care sa le poata folosi pentru urmatoarea achizitie si pentru altii cadouri durabile, dar ieftine, precum creioane sau note adezive personalizate. Cu siguranta nu vei castiga puncte pentru originalitate, dar este mai bine decat sa ramai in mintea vizitatorilor cu o imagine negativa.

Nu organiza o loterie pentru ceva care nu se potriveste cu imaginea corporatiei

Toata lumea adora cadourile care tin de ultimele inovatii tehnologice, dar este destul de probabil ca un cadou oferit doar pentru ca este de marca sa nu atraga atat de mult pe cat te-ai putea astepta. Si este posibil sa nu ajungi nici macar la publicul tinta. De exemplu, exista prea multe Apple Watch si iPad care sunt oferite si care nu sunt intotdeauna imaginea firmei careia ar trebui sa i se faca reclama. Creeaza un cadou, de preferat personalizat, care sa se potriveasca cu marca pe care o poarta firma, cum ar fi lampile de birou. In felul acesta, iti vei atinge cu siguranta unul dintre obiective, acela de a crea un impact favorabil asupra imaginii organizatiei.

Nu angaja un conferentiar a carui prezentare sa nu corespunda produselor, serviciilor sau temei evenimentului

In schimb, ia in considerare un conferentiar recunoscut din industria care te reprezinta sau o persoana care te poate ajuta la imbunatatirea productivitatii. Este important sa ai pe cineva care sa poata atrage multimea, dar care trebuie sa atraga si publicul potrivit si sa le aduca ceea ce este util. Ia in considerare o persoana importanta in afaceri, care poate prezenta produsele intr-un mod diversificat. O alta idee este sa organizezi o intalnire de retea pentru cei mai importanti clienti si sa o promovezi printr-o invitatie speciala pentru acestia.

Nu uita de hashtag (#)

Da, de hashtagul din social media pentru comunicarea din timpul evenimentului. Asigura-te ca incluzi hashtagul expozitiei sau evenimentului la care participi si al altor companii sau publicatii legate de industrie. Daca ai un slogan pentru tema evenimentului, asigura-te ca il incluzi in toate comunicarile. Te faci, astfel, cunoscut. Astepti pana cand esti in camera de zi in ziua evenimentului pentru a-l distribui pe retelele de socializare. Daca nu le-ai trimis invitatilor cu cel putin patru saptamani inainte de eveniment, atunci nu vei aparea pe radarele lor. In mod ideal, ar trebui sa trimiti cel putin trei mesaje inainte de eveniment prin diferite canale de comunicare. Recomandat este sa te concentezi pe LinkedIn, Facebook si Twitter. Cu toate acestea, in functie de natura produselor, poti folosi si Pinterest.

Nu astepta sa fii la locul evenimentului pentru a-l distribui pe retelele de socializare

Asigura-te ca mesajul-cheie pe care il ai de transmis in legatura cu evenimentul este consecvent in toate modalitatile de comunicare: publicitate, radio, online. Ai ceva nou de distribuit? Poate un produs sau serviciu care tocmai a fost lansat? Exista demonstratii sau antrenamente pentru eveniment? Indiferent de mesajul-cheie, asigura-te ca potentialii invitati il cunosc.

Nu oferi cadouri mediocre invitatilor, clientilor sau colaboratorilor

Chiar crezi ca clientii tai le vor folosi? Stilul este suficient de consistent pentru ca clientul sa isi aminteasca de tine, de firma ta? Asigura-te ca imaginea pe care o va avea organizatia este potrivita, lizibila si atractiva. Gandeste-te cat timp va tine cineva si va folosi obiectul promotional inainte de a face alta alegere in locul lui. Daca ai un brand mai formal, ramai formal si cu cadoul si cu modul de transmitere a mesajelor. Daca ai un brand jucaus, arat-o.

Nu prezinti in mod clar clientilor beneficiile produsului sau serviciului care ii vor ajuta sa-si usureze decizia sau sa ii informeze despre produsul sau serviciul respectiv

Este surprinzator cat de des primim e-mailuri promotionale sau carti postale si trebuie sa citim mesajul de mai multe ori pentru a intelege ce inseamna. In timp ce este posibil ca unele companii mari sa poata profita de comunicatiile anterioare si sa se bazeze pe capitalul lor de marca, majoritatea companiilor ar trebui sa spuna ce fac si sa explice avantajele produsului / serviciului lor.

Nu trimiti celor mai buni clienti o invitatie pentru a lua parte la eveniment

Poti presupune ca o stiu deja sau ca trimiterea unei invitatii nu va face diferenta. Cu toate acestea, ei vor avea mai multe sanse sa te asiste si sa te viziteze daca le vei trimite o invitatie personalizata. Aminteste-ti, sunt ocupati si, desi au putut participa sau nu la evenimentul trecut, vei dori sa ramai pe lista lor de companii pe care sa le viziteze.

Nu cauti informatii demografice despre clientii si invitatii pe care ii vei avea pentru a selecta mai bine articolele promotionale cele mai relevante pentru ei

Nu presupune ca cel mai recent gadget popular – sau mai rau, cel mai ieftin cadou – ar trebui sa fie cadoul la urmatoarea expozitie. Ia un moment sa privesti informatiile despre participanti furnizate de organizatia de evenimente si informatiile pe care le ai despre clientii tai. Apoi, gandeste-te la ce ar dori acestia sa vada, sa primeasca.

E-mailuri cu hyperlink-uri incomplete sau gresite, imagini care nu apar, redirectionari proaste sau considerate spam

E-mailurile identificate ca spam vor merge direct in folderul de spam sau nu vor putea trece prin firewall. Lucreaza cu specialisti IT pentru a te asigura ca e-mailurile despre eveniment au sansa de a ajunge la destinatarii lor.