Pentru a se dovedi utilă atât din punct de vedere al angajaților, cât și al angajatorului, organigrama trebuie să fie realizată ținând cont de activitatea desfășurată în interiorul firmei, de specificul acesteia, dar și de responsabilitățile fiecărui membru, pentru a descoperi metoda ideală de optimizare a proceselor interne.

Un software ERP simplifică ierarhia organizațională, având ca rezultat extinderea operațiunilor, costuri reduse, control mai bun asupra afacerii și luarea mai rapidă a deciziilor. Indiferent de mărime, orice firmă are nevoie de un sistem intern de organizare, pentru a putea funcționa în condiții optime. În prezent, organigrama este sistemul care permite organizarea angajaților în departamente, realizarea unei scări ierarhice, dar și distribuirea responsabilităților conform fișei postului. 

Organigrama unei firme poate suferi modificări substanțiale de-a lungul timpului, fie pentru a integra noi poziții sau departamente, restructurarea forței de muncă, fie pentru a modifica schimbările profesionale ale angajaților. Un sistem ERP permite unei companii să delege puterea de decizie. Acest lucru asigură împuternicirea angajaților, luarea eficientă a deciziilor, mai mult timp liber pentru ca managementul să se concentreze pe obiective mai mari și o flexibilitate mai mare în cadrul sistemului.

Rolul organigramei într-o firmă

Principalul rol al organigramei este acela de a reflecta modul în care sunt organizate resursele umane ale firmei. Structura organizațională este importantă pentru a îndeplini obiectivele companiei și trebuie gândită în mod holistic. Nu este suficient să schimbi câteva posturi și echipe pentru ca lucrurile să funcționeze cum trebuie.

Pe măsură ce nevoile, procesele și cerințele pieței se schimbă, devine responsabilitatea companiei să-și sprijine angajații regândind designul organizației și rolul fiecăruia în noua organigramă.

Structura este cea care ține totul împreună, așadar iată care sunt avantajele unei organigrame pentru o firmă:

• Numește clar rolurile în firmă, cât și liderii și echipele
• Permite stabilirea de obiective pentru fiecare echipă
• Definește diferitele relații de muncă ale oamenilor la locul de muncă (relații de subordonare, colaborare etc)
• Ajută la rezolvarea conflictelor 
• Arată unde ai prea mulți angajați sau sub personal
• Se asigură că resursele sunt distribuite optim pentru organizație

Care este scopul unei organigrame?

Organigrama unei firme vine cu o serie de beneficii. Pe lângă planificarea și repartizarea angajaților, mai ales atunci când vorbim de o companie cu un număr foarte mare de angajați, organigrama vine cu mai multe avantaje precum:

• Planificarea forței de muncă

Organigramele oferă posibilitatea de a anticipa lipsa de competențe și talente în cadrul unei companii, nevoile viitoare de personal, nevoile de conducere/management, echipele sau funcțiile care necesită instruire etc. Prin urmare, departamentul de Resurse Umane se bazează astfel pe o planificare mult mai bună în ceea ce privește angajații.

• Posibilitatea reorganizării eficiente

Orice firmă în creștere se va confrunta periodic cu o reorganizare structurală. În astfel de perioade, organigrama poate fi singurul punct comun de referință structurală pentru toți angajații. Ceea ce este și mai bine dacă există un soft integrat pentru administrarea personalului ceea ce va reconstitui automat structurile organizaționale ale echipei.

• Relaționare mai ușoară

Cu o organigramă foarte bine detaliată, angajații tăi pot învăța unul despre celălalt, pot găsi colegi cu interese similare, pot începe conversații mai ușor, ceea ce îi va ajuta să aibă relații de serviciu mult mai bune.

De asemenea, mai ales într-o companie mare, organigrama firmei optimizează colaborarea, deoarece oamenii pot căuta rapid cine este responsabil pentru ce și informațiile lor de contact. Adică, pot contacta persoanele potrivite chiar de prima dată, fără a fi nevoiți să întrebe alți colegi sau să scrie emailuri peste emailuri pentru a găsi contactul de care au nevoie.

• Onboarding eficient

Diagramele organizatorice sunt o modalitate excelentă de a arăta noilor angajați cum arată structura de raportare a companiei, cine sunt liderii și ce fac aceștia, ce rol ocupă fiecare angajat, pe cine să contactezi în funcție de departament și multe altele. Ele sunt cu adevărat utile în procesul de integrare a noului angajat în organizație.

• Salarizarea 

Organigrama oferă o vedere de ansamblu asupra întregii companii. Prezintă toate funcțiile din companie, iar prin comparație oferă managementului o mai bună înțelegere a cheltuielilor. Acest lucru oferă flexibilitate pentru a găsi căi de economisire a costurilor și de a identifica oportunitățile de optimizare a bugetului. De asemenea, ajută la gestionarea salariilor, planificarea evaluărilor, ieșirile în echipă, costurile asistenței medicale etc.

• Motivația și creșterea retenției angajaților

O organigramă oferă o imagine clară tuturor angajaților – începând de la noi angajați până la manageri cu experiență – unde sunt plasați pe scara organizațională. Odată ce știu ce cale pot urma pentru a ajunge cât mai mai sus, vor avea o idee mai bună despre ce trebuie să facă pentru a ajunge acolo. De exemplu, dacă un designer grafician este interesat de managementul unui proiect, poate vedea cine din echipă îl poate ghida către obiectiv.

Importanța unui soft ERP în cultura organizațională

Cultura companiei este pur și simplu personalitatea unei companii împreună cu valorile de bază și etica, care susțin procesele și procedurile acelei companii. Cultura companiei este coloana vertebrală pentru ceea ce face o organizație ca o echipă colectivă pentru a atinge un obiectiv final, iar sistemul ERP este, de asemenea, coloana vertebrală a operațiunilor business intelligence pentru o organizație, oferind managerilor o viziune integrată și holistică asupra tuturor proceselor. 

Această tehnologie dă putere angajaților să-și facă treaba mai bine și mai eficient, sporind moralul angajaților și contribuind la cultura organizațională a companiei.

Avantajele unui sistem ERP pentru cultura organizațională sunt:

• Optimizarea proceselor de afaceri.
• Acces corect și în timp util la informații relevante.
• Capacitatea de a partaja informații între toate componentele organizației.
• Eliminarea operațiunilor și datelor inutile.
• Reducerea timpului și a operațiunilor redundante
• Unificarea informațiilor într-un singur sistem. Dacă înainte trebuia să faci rapoarte și să le muți dintr-un loc în altul, acum timpul este alocat altor activități.
• Optimizarea controlului și analiza deciziilor de management, ceea ce înseamnă pe termen lung costuri reduse pentru companie.

Pentru a se dovedi utilă atât angajaților, cât și angajatorului, organigrama trebuie să fie realizată ținând cont de activitatea desfășurată în interiorul firmei, de specificul acesteia, dar și de responsabilitățile fiecărui membru, pentru a descoperi metoda ideală de optimizare a proceselor interne. Dacă echipa ta are nevoie de un soft ERP performant și modern care să unească fiecare departament al firmei și să contribyie la cultura organizațională, NextUp îți este alături pentru a gestiona afacerea inteligent și eficient.