Jason Fried este co-fondatorul si presedintele companiei 37signals care produce instrumente (in principiu aplicatii web) care incearca sa usureze activitatea profesionala a companiilor, a antreprenorilor, a freelancer-ilor, etc. Jason Fried este, de asemenea si co-autor (alaturi de Davin Heinemeier Hansson) al cartii Rework despre noi modalitati de a conceptualiza munca si procesul de creatie.

In cadrul TEDxMidwest 2013, Jason Fried a sustinut o prelegere foarte interesanta in cadrul careia a expus principalele motive pentru care, spune el, munca de calitate NU se face la birou si care ar fi solutiile pentru aceasta problema neasteptata. Conform teoriei sale, desi companiile investesc sume importante de bani pentru a inchiria (sau a construi) cladiri de birouri, pentru a utila birourile si calculatoarele angajatilor, in realitate munca la birou nu ii avantajeaza nici pe angajati, nici pe angajatori pentru simplul fapt ca nu se face intr-un mediu propice creativitatii si proceselor intelectuale complexe. Angajatii sunt distrasii de nenumarate ori pe parcursul zilei, ceea ce face ca munca lor sa fie una discontinua si, deci, neproductiva.

Jason compara activitatea profesionala cu somnul si cele 5 faze ale sale. Daca, de exemplu, esti trezit in timp ce te afli in faza a 4-a de somn (o faza de somn profund), trebuie sa o iei de la capat si sa treci prin toate celelalte 3 faze pentru a ajunge acolo. La fel se intampla si cu munca – cand crezi ca ai atins momentul de maxima concentrare si creativitate, se intampla ceva care sa te distraga si trebuie sa iei totul de la capat.

Cei mai multi manageri, spune Jason Fried, refuza sa-si lase angajatii sa lucreze de acasa pentru ca se tem ca in loc sa munceasca se vor uita la televizor sau vor face cu totul altceva. Lasand la o parte naivitatea acestei idei si fara sa mai intram in detalii legate de faptul ca munca este cuantificabila si altfel decat prin numarul de ore petrecut in fata calculatorului, cert este ca da, si acasa pot exista lucruri care sa te distraga. Diferenta majora, insa, consta in faptul ca acasa tu ai controlul absolut asupra lucrurilor care te distrag de la munca – tu alegi sa te ridici de la birou si te plimbi prin casa, tu alegi sa iesi sa fumezi o tigara pe balcon, tu alegi sa vorbesti cu un coleg de munca la telefon. Si o faci in momentul in care creativitatea si concentrarea iti sunt la un nivel minim, cand tocmai ai incheiat o sarcina, cand ti-ai finalizat o idee, etc.

Si totusi, e clar ca nu se va intampla niciodata ca toti angajatii sa lucreze de acasa. Si atunci ce facem? Cum rezolvam problema distragerilor de la birou? Jason Fried sustine ca cel mai important este sa le identificam corect, iar ideea principala a prelegerii sale este ca cele mai mari distrageri la birou sunt managerii si intalnirile („M&M – managers and meetings”). Sau, intr-o alta formula, sefii si sedintele. Nu, nu ceilalti angajati, nu retelele sociale, nu chat-urile pe internet care, spune Jason, te distrag atunci cand le permiti tu sa te distraga. Sefii sunt cei care ii deranjeaza intruna (de cele mai multe ori in momente total nepotrivite) pe angajati pentru a-i intreba ce fac, pentru a verifica in ce stadiu sunt cu anumite proiecte, pentru a le cere rapoarte si, cel mai grav dintre toate, pentru tot felul de sedinte care, spune Jason, sunt absolut inutile. Sedintele rup ritmul natural de munca, te distrag total (in ciuda intentiilor managerilor) de la ceea ce ai de facut si nu rezolva, intr-un final, absolut nimic.

Ce e de facut?

Odata ce ai identificat sursele de distragere, iata ce poti sa faci pentru a spori productivitatea la locul de munca, daca cele de mai jos iti stau in putere:

– anuleaza orice sedinta!
– treci de la un mod de comunicare activ, de la comunicarea „fata in fata”, la un mod de comunicare la pasiv, prin e-mail sau chat. In felul acesta fiecare angajat poate decide momentul cand accepta sa fie deranjat si momentul cand accepta sa ofere un raspuns la o intrebare, solicitare, etc.
– instaureaza ziua linistii la birou, o zi din saptamana in care nimeni nu vorbeste cu nimeni.

Foarte probabil ca multi dintre cei care cititi acest articol nu sunteti manageri, insa ati dat aprobatori din cap la mai tot ce sustine Jason. Da, sefii sunt, de multe ori, pisalogi, da, sedintele sunt plictisitoare si iti rup ritmul de munca, insa va invit sa raspundeti la urmatoarele intrebari: chiar asa stau lucrurile si in cazul tau? Sunt managerul si sedintele cele mai mari distrageri pentru tine? Sunt retelele sociale si chat-ul chiar atat de inocente? Eu as raspunde nu cel putin la ultima intrebare. Si, chiar daca sunt foarte de acord cu ideea ca munca la birou iti saboteaza oarecum creativitatea si nu-ti permite sa lucrezi la potentialul tau maxim, mai cred totusi ca munca in afara biroului presupune si foarte mult simt de raspundere, o intelegere reala a notiunii de termen limita sau deadline si mult respect pentru cei care sunt la birou si au nevoie sa functionezi ca si cum ai fi si tu acolo.

Tu ce crezi? E munca la birou eficienta sau ar trebui, in masura in care e posibil, sa fie inlocuita de munca de acasa? Care sunt cele mai mari surse de distrageri pentru tine si ce masuri iei tu pentru a functiona la capacitate maxima?