Orice companie se bazează pe vot pentru a lua decizii cu privire la chestiuni importante. Cu toate acestea, metodele tradiționale de votare pot fi lente și greoaie. Acum există o nouă modalitate de a face acest lucru mai rapid și mai ușor decât oricând: votul electronic.

Unul dintre cele mai importante domenii în care întreprinderile pot folosi sistemele de vot electronic sunt adunările generale ale asociaților/acționarilor. Societățile comerciale care trebuie să organizeze adunări generale anuale pentru acționari au fost forțate să caute alternative la evenimentele față în față încă de la începutul pandemiei de COVID-19. Chiar dacă multe dintre companii au început să exploreze alternative electronice sau hibride de dinainte de debutul crizei sanitare, necesitatea subită a unui sistem de organizare de adunări generale virtuale a căpătat o nouă semnificație astăzi.

Cum se organizează Adunările Generale ale Asociaților?

Organizațiile de toate tipurile trebuie să ajungă la acorduri valabile din punct de vedere legal o dată sau de mai multe ori pe an. În general, atunci când o societate comercială pe acțiuni are nevoie să adopte hotărâri cu privire la modificări ale actului constitutiv sau ale modului de funcționare al acesteia, se recurge la convocarea Adunării Generale a Acționarilor (AGA), forul suprem de deliberare în toate chestiunile de importanță vitală pentru organizație. Aceste adunări au loc, în mod uzual, față în față la sediul societății sau în terțe locații, dacă actul constitutiv al societății nu dispune altfel.

Pandemia și-a pus, însă, amprenta și în această zonă, iar la începutul anului 2020, guvernul României a decis că, pentru a putea respecta măsurile de distanțare și restricțiile de circulație impuse în efortul de depășire a crizei sanitare, societățile pot convoca și desfășura adunările generale ale acționarilor/asociaților și prin intermediul mijloacelor de comunicare la distanță, chiar dacă actul constitutiv al acestora prevede sau nu această variantă.

Astfel, contextul pandemic a dus la accelerarea digitalizării în toate sectoarele de activitate și, chiar dacă în unele cazuri experiența a fost una mai mult sau mai puțin reușită, în altele votul electronic a fost o adevărată revelație. Orice companie listată la bursă sau o companie care are mulți acționari poate oferi acum membrilor săi posibilitatea de a-și exercita dreptul la vot în adunările generale prin mijloace electronice. Un sistem de vot electronic pentru societățile comerciale înregistrează voturile acționarilor/asociaților unei companii și este capabil să furnizeze date despre numărul de voturi exprimate pentru sau împotriva unei rezoluții propuse de companie, în deplină siguranță și păstrând confidențialitatea datelor.

Ce înseamnă votul electronic pentru societățile comerciale?

Un sistem online de vot AGA este o tehnologie utilizată astăzi la scară largă în întreaga lume, care facilitează participarea acționarilor/asociaților la procesul de luare a deciziilor prin intermediul unei platforme securizate de vot electronic.

Serviciul de vot electronic permite asociaților unei organizații să participe la adunările ordinare sau extraordinare, să voteze printr-un singur click, să vizualizeze punctele de pe ordinea de zi a ședinței și materialele aferente, să urmărească ședința printr-un flux live audio-video și să mențină comunicarea online cu inițiatorul ședinței sau cu secretarul acesteia, autentificarea participanților la sesiune realizându-se de la distanță printr-un cont securizat.

Pentru accesarea unui sistem de vot electronic nu sunt necesare mijloace tehnice speciale. Conexiunea se poate realiza de oriunde în lume – de pe telefon, laptop sau tabletă – acolo unde există o conexiune la Internet. Un astfel de sistem oferă condiții sporite de cvorum prin facilitarea participării la AGA sau AGEA și gestionează eficient timpul de desfășurare al unui asemenea eveniment, prin calculul automat și afișarea rezultatelor imediat după timpul alocat votului.

Votul electronic este sigur și legal

Una dintre cele mai mari temeri ale celor care se ocupă de organizarea adunărilor generale ale asociaților și a evenimentelor ce presupun exprimarea voturilor în cadrul unei organizații sunt contestațiile, adică procesul prin care unul dintre membri cu drept de vot poate solicita invalidarea unei decizii ce se opune motivelor care demonstrează că este ilegală. Pregătirea unei sesiuni de vot într-o companie necesită mult efort, iar reluarea acesteia nu ar face altceva decât să îngreuneze și mai tare lucrurile. Cu toate acestea, sistemul de vot electronic are o bază legală și este considerat o opțiune viabilă pentru multe organizații.

Votul electronic reduce efortul de a pregătire a unui eveniment AGA 

Un sistem online de vot electronic pentru societățile comerciale încorporează numeroase funcții menite să ușureze semnificativ lucrurile în acest sens. Pregătirea unui sondaj, transmiterea unui apel, redactarea unui chestionar sau numărarea voturilor, toate acestea se pot realiza cu acuratețe și fără efort cu ajutorul unei aplicații de vot electronic.

Votul electronic optimizează experiența participantului la AGA

Un sistem online de vot electronic pentru societăți comerciale rezolvă multe din impedimentele organizării față în față ale AGA. Indiferent unde s-ar afla, dacă dețin un telefon, o tabletă sau un laptop cu conexiune la Internet, asociații unei companii își pot exprima votul cu un singur click, fără a fi nevoie să călătorească sau să petreacă prea mult timp participând la un asemenea eveniment.

De asemenea, renunțarea la călătoriile inutile și utilizarea votului digital contribuie la protejarea mediului înconjurător prin eliminarea unor surse suplimentare de CO2.  În plus, oferirea opțiunii de a vota confortabil de la distanță, premite protejarea sănătății celor vulnerabili și îmbunătățește accesibilitatea membrilor cu diversitate funcțională.

Votul electronic înseamnă economii financiare semnificative

Organizarea unei adunări generale a asociaților față în față poate implica costuri considerabile: rezervarea unei săli de evenimente, serviciu de catering, cheltuieli de călătorie sau cazare etc. Un serviciu de vot electronic oferă, astfel, opțiunea de a apela la sisteme de organizare prestabilite, astfel încât să nu mai fie nevoie să vă faceți griji pentru nimic. Prin utilizarea unui sistem online de participare la ședințele adunărilor generale ale asociaților puteți economisi bani, dar și timp prețios pe care îl puteți redirecționa către alte sarcini la fel de importante.

Pe măsură ce tehnologia avansează, tot mai multe companii folosesc sisteme de vot electronic pentru a simplifica și, totodată, eficientiza organizarea adunărilor generale ale asociaților/acționarilor. Pe de o parte, un sistem de vot electronic poate economisi timp și bani prin reducerea mijloacelor fizice de votare, iar pe cealaltă parte avem de-a face cu acuratețea cu care voturile sunt numărate. În plus, un sistem de vot electronic poate fi personalizat pentru a răspunde nevoilor specifice ale companiei dvs.

Sesiunile de vot corporatiste pot fi adesea costisitoare și consumatoare de timp. Alegeți consiliul de administrație, organizați votul AGA cu privire la modificări ale actului constitutiv și includeți cu ușurință acționarii în etapele procesului de candidatură. Serviciile online de vot electronic vă ajută acum să vă gestionați și să vă desfășurați ședințele mai rapid și mai eficient ca oricând.